面接代行サービスの魅力と選び方｜正しい運用で業務効率化

面接代行サービスは、採用活動を効率化し品質を向上させるために昨今注目されている採用支援サービスの一環です。

これから一緒に働く人を見極めるのに、外部に任せるの？
候補者の選定にフォーカスしないのであれば、人事部の役割ってなくない？

と、営業活動を行う中でお言葉をいただくケースもありますが、そもそも採用代行というサービスが向いてる企業もあれば、向いていない企業もあるものだと認知しております。

本記事では、面接代行サービスの基本からメリット・デメリット、導入すべき企業とすべきでない企業の特徴、選び方のポイントまで徹底解説します。

面接代行サービスとは

面接代行サービスは、採用プロセスの効率化を図るサービスで近年注目されています。外部の専門家が企業に代わって面接を行い、候補者を多角的に評価します。

中小企業から大企業まで幅広く活用されている面接代行サービス。ここでは、基本概念や注目されている理由について、解説します。

面接代行サービスの基本概念

面接代行サービスは、企業が採用候補者との面接を外部の専門業者に委託するサービスです。

企業は、採用担当者の負担軽減や、より適切な人材の選定を期待して、面接代行サービスを利用します。

面接代行サービスを提供する専門業者は、企業の採用ニーズを理解し、適切な候補者を面接し、評価する業務を代行します。

面接代行サービスが注目される理由

近年、面接代行サービスが注目される背景には、人材不足や採用コストの増加、採用担当者の時間不足など、企業を取り巻く環境の変化が挙げられます。

特に、専門性の高い人材や、特定のスキルを持った人材の採用においては、面接代行サービスの活用が有効とされています。

さらに、多様性重視の観点から、より客観的な評価が求められていることも大きな理由です。

面接代行サービスが提供する業務

面接代行サービスの主な業務は、企業固有のニーズに応じた面接プロセスの設計と実施です。企業の求める人物像に合致した候補者を効率的に選別し、採用の質の向上を図ります。

以下で詳細を解説します。

質問内容や評価基準の策定

面接代行サービスは、企業のニーズに合わせた質問内容や評価基準を策定します。

企業の求める能力やスキル、企業文化に適合する人物像などを考慮し、面接で確認すべきポイントを明確化します。

企業の業種や職種、求める人物像、企業文化などを考慮し、面接で確認すべき項目を具体的に設定します。

例えば、営業職であれば、顧客とのコミュニケーション能力やプレゼンテーション能力を評価する質問、エンジニア職であれば、技術スキルや問題解決能力を評価する質問などを設定します。

面接の実施とフィードバック

面接代行サービスでは、専門の面接官が候補者との面接を行います。面接官は、事前に設定された質問内容や評価基準に基づいて面接を進め、候補者の能力やスキル、性格、経験などを評価します。

面接官は、採用に関する豊富な知識と経験を持つ専門家であり、候補者の能力やポテンシャルを的確に評価することができます。

面接官は、候補者の回答を注意深く聞き取り、非言語コミュニケーションや態度なども観察することで、多角的な評価を行います。

面接代行サービスを利用するメリット

面接代行サービスは、企業の採用プロセスに多くの利点をもたらします。

• 採用プロセスの効率化
• 面接レベルの向上
• 客観的な評価の実現

結果として、採用の質が向上し、企業の持続的な成長につながる可能性が高まるのです。

採用プロセスの効率化

面接代行サービスは、企業にとって採用担当者の負担を軽減し、採用プロセスの効率化に寄与します。す。

採用活動にかかる時間を大幅に削減することで、企業はより重要な業務に集中する余裕が生まれます。

このサービスにより、面接官の確保や面接会場の予約、面接スケジュールの調整などの手間を省くことが可能です。

また、面接官のトレーニングや評価、面接結果の分析なども代行されるため、企業の採用活動全体の効率が飛躍的に向上します。

面接レベルの向上

面接代行サービスは、専門的な面接ノウハウを持つ面接官を擁しています。面接官は、豊富な経験に基づいて、適切な質問や評価方法を用いることで、面接の質を高目ることが可能です。

企業にとって、面接代行サービスの利用はより適切な人材を見つける可能性を高める機会となります。

面接代行サービスの面接官は、採用に関する豊富な知識と経験を持ち、面接のスキルも高く、企業の求める人物像を理解した上で、適切な質問をし、候補者の能力やポテンシャルを的確に評価することができます。

結果として、より精度の高い評価が可能となり、企業はより適切な人材を採用できる可能性が高まるのです。

客観的な評価が可能

面接代行サービスは、第三者の視点で候補者を評価します。企業の担当者は、候補者に対して個人的な感情や偏見を抱く可能性がありますが、面接代行サービスでは、客観的な視点で候補者の能力やスキルを評価することが可能です。

これにより、より公平で公正な採用選考の実現につながります。面接代行サービスの面接官は、企業の担当者とは異なる視点で候補者を評価するため、企業の担当者が気づかなかった候補者の長所や短所を見つけることができます。

また、面接官は、事前に設定された評価基準に基づいて面接を行うため、評価の基準が明確になり、より公平で公正な評価が可能となるでしょう。

面接代行サービスを利用するデメリット

面接代行サービスには、以下のような課題が存在します。

• 応募者との関係構築が難しい
• コストがかかる
• 選定ミスのリスク

サービス利用時には、これらのデメリットを認識し、適切な対策を講じることが大切です。以下で詳しく解説します。

応募者との関係構築が難しい

面接代行サービスを利用する場合、企業の担当者が直接応募者と接する機会が減るため、応募者との関係構築が難しくなる可能性があります。

特に、企業文化やビジョンを理解してもらうためには、企業の担当者が直接応募者とコミュニケーションをとることが重要です。

面接代行サービスを利用する場合、企業の担当者が直接応募者と接する機会が減るため、応募者の企業への理解を深めることが難しくなる恐れがあります。

そのため、面接代行サービスを利用する際には、応募者とのコミュニケーションを円滑に行うための工夫が必要です。

例えば、企業のウェブサイトやパンフレットなどを提供したり、面接前に企業説明会を実施したりすることで、応募者に企業について理解を深めてもらうことができます。

コストがかかる

面接代行サービスの利用には、一定のコストがかかります。サービス内容や規模によって費用は異なりますが、企業にとって大きな負担となる場合もあります。

しかし、面接代行サービスを利用することで、採用担当者の時間や労力を削減できるため、トータルコストで見ると、費用対効果が高いケースも多いです。

面接代行サービスを利用することで、採用担当者は、面接の準備や実施、結果の分析など、採用活動にかかる時間を大幅に削減できます。

そのため、採用担当者は、より重要な業務に集中でき、結果的に企業全体の生産性向上につながる可能性があります。

選定ミスのリスク

面接代行サービスは、数多くの企業が存在します。その中から、自社のニーズに合ったサービスを提供できる業者を選ぶことは容易ではありません。

適切な業者を選定できなければ、期待通りの成果が得られないリスクがあります。そのため、面接代行サービスを選ぶ際には、慎重に業者を選定することがポイント。

面接代行サービスを選ぶ際には、業者の実績や評判、料金体系、サービス内容などをしっかりと比較検討することが重要です。

また、実際に業者に問い合わせて、自社のニーズに合っているか、担当者の対応などを確認することも大切です。

面接代行サービスを選ぶ際のポイント

面接代行サービスの選定には、以下の要素を慎重に評価することが重要です。

• 求める業務内容の明確化
• 実績の確認
• 情報共有の適切さ

これらの点を総合的に考慮し、自社に最適な面接代行サービスを選びましょう。

求める業務内容の明確化

面接代行サービスを選ぶ際には、まず、自社の採用ニーズを明確にする必要があります。どのような人材を求めているのか、どのような面接を実施したいのか、どのような情報を求めているのかなどを具体的に整理しましょう。

自社のニーズを明確にすることで、適切なサービスを提供できる業者を選びやすくなります。企業の事業内容や求める人物像、採用ポジション、採用計画などを具体的に整理し、面接代行サービスに求めるサービス内容を明確化します。

例えば、企業文化に適合する人材を求めているのか、特定のスキルを持った人材を求めているのか、など、具体的なニーズを明確にすることで、より適切な業者を選定することが可能です。

実績の確認

面接代行サービスを選ぶ際には、業者の実績を確認することが重要。過去の成功事例や、同業種の企業からの評価などを参考に、実績豊富な業者を選びましょう。

特に、自社の業界や職種に特化した実績がある業者を選ぶことがポイントです。面接代行サービスのウェブサイトやパンフレットなどで、過去の成功事例や実績などが紹介されているかを確認しましょう。

また、同業種の企業から、その面接代行サービスについて良い評判を聞いているかなども考慮に入れるべきです。

情報共有の適切さ

面接代行サービスを利用する際には、企業と業者間での情報共有がスムーズに行われることが重要です。面接結果や候補者の情報など、必要な情報を適切に共有することで、より効果的な採用活動を進めることができます。

そのため、業者とのコミュニケーションが円滑に取れるか、情報共有が適切に行われるかなどを事前に確認しましょう。面接代行サービスの選定前に、情報共有に関する契約内容や、情報共有の方法などをチェックしておくのがおすすめです。

また、実際に業者とコミュニケーションを取り、情報共有のスピードや質などを確認することも大切です。

一次面接における重要項目

一次面接における役割は大きく二つあると考えています。

1. 二次面接に進める人材のスクリーニング
2. 獲得したい人材に対するアプローチ

弊社では面接代行の意義は上記の2点にあると考え、人事部の工数を最低限に抑えたうえで本当に獲得したい候補者との面談機会を最大化していきます。

一次面接におけるスクリーニング

人事担当者の悩みの一つに、採用面接の為の時間確保というものが存在します。
求人広告のチェックからエージェントとの打合せ、合同説明会の準備など、多忙を極める人事部。ましては総務との兼業や場合によっては社長や工場長が面接業務を務める事も。

そんな中で課題となるのが、せっかく時間を作ったのに一次面接に候補者が現れない所謂バックレ。

• 多忙の中で時間を確保したにも関わらず、肝心の候補者は時間になっても現れない。
• 職務経歴書では華々しい経歴に見えたが、実際に話してみると会話にならない。
• 面接に参加する側の態度ではなく、1秒でも早く面接を終了させたい。

上記のような、本来使わなくて良い労力には、貴重な人事部の工数を割く必要はなく、たとえ1件あたりのコストを考えても外注化し、その空いた時間でそれ以上に価値のある業務に取り組むべきです。

獲得したい人材に対するアプローチ

面接代行のもう一つの意図として、「欲しい人材を確実に口説き落とす」というものがあります。

採用面接にそぐわない候補者が存在する一方で、絶対に獲得したいと思える優秀な人材も存在します。

この、「絶対に欲しい人材」には「確実に来てもらうためのアプローチ」を行う必要があり、ここがまさに人事の腕の見せ所と言えます。

興味をもって応募してきてくれた候補者に対し、的確に自社の魅力を伝え、そのうえで2次面談以降のフローに進んでもらう事が重要です。

『面接代行100本ノック』とは！？

弊社で運営する「面接代行100本ノック」では、人事経験やHR業界における実績が豊富なメンバーだけを厳選し、エージェント登録制により質の高い採用面接を実施しています。

前述した、候補者のスクリーニングと熱烈なアプローチにより、企業にとって本当に獲得した人材との面談設定を行います。

面接担当は登録制の人事スペシャリスト

人事経験やHR業界における実績が豊富なメンバーだけを厳選したチーム体制。
一次面接の合格からの内定辞退率を一定のレベルで管理し、チーム内の上位メンバーのみが一次面談を代行できる権利をもっています。

各エージェント毎に数値管理を弊社側で徹底しているため、常に最高のパフォーマンスを発揮する為に、各エージェントは企業の魅力をより熱く伝えます。

面接実施の様子はレポートと動画で共有

1次面談の様子は全数録画。
ヒキアゲエージェントによる1次面接通過の判断後に貴社にて動画を確認し、本当に2次面談を実施する必要があるかを確認出来ます。

実際の面接の様子を見ながらのフィードバックが可能になるため、面談回数が蓄積されていくほど、一次面談の精度が向上し、より良い人材の獲得が効率化されます。

契約形態は面談1回からでも可能

面接代行における料金プランは「面接回数×設定単価」の回数チケット制と採用支援プランの中に面接代行が組み込まれたソルジャープランの2種類が存在。

面接単価の設定は1件5,000円〜となっており、突発的な面接依頼にも対応可能。

求人媒体の入稿や運用、人事ポリシーの設計や中長期での採用計画の立案などを同時に行う「ソルジャープラン」を導入した方が面接代行の真価は発揮されるが、求人媒体を断続的に掲載していく場合や、欠員補充などに伴い突発的に新しい人員リソースが必要になった際にも利用できるのが特徴的。

まとめ

面接代行サービスは、企業の採用活動を大幅にサポートする強力なツールです。企業は、面接代行サービスを利用することで、採用担当者の負担軽減、採用プロセスの効率化、より適切な人材の選定など、様々なメリットを得ることができます！

しかし、面接代行サービスを利用する際には、メリットだけでなくデメリットも理解しておく必要があります。自社のニーズに合ったサービスを提供できる業者を選び、適切な利用をすることで、採用活動の成功につなげることが可能になります！

面接代行サービスは、企業の採用活動において有効な手段となり得ますが、適切な業者を選定し、適切な利用をすることが重要です。企業は、自社のニーズや状況に合わせて、面接代行サービスの利用を検討し、採用活動の成功につなげましょう！！